Wstęp

Rola Office Managera – klucz do przyszłości organizacji

‍

Office Manager nie jest już jedynie administratorem przestrzeni biurowej – staje się kluczowym strategiem organizacyjnym, na którego barkach spoczywa odpowiedzialność za integrację fizycznej i wirtualnej przestrzeni pracy. To on kształtuje środowisko, które nie tylko odpowiada na współczesne wymagania pracowników, lecz także wyznacza standardy przyszłości w kreowaniu kultury pracy czy relacji pracowniczych. Obecnie rola Office Managera ewoluuje w tempie, którego ignorowanie może kosztować firmę w dłuższej perspektywie utratę konkurencyjności.

Pandemia COVID-19 wymusiła na organizacjach globalny eksperyment, który brutalnie obnażył słabości tradycyjnych modeli zarządzania. Natychmiastowe przekształcenie domów w biura nie pozwoliło na wdrożenie przemyślanych strategii, co ujawniło brak strukturalnych rozwiązań w obszarze zarządzania zdalną pracą. Teraz, bardziej niż kiedykolwiek, konieczne jest, aby Office Managerowie przejęli inicjatywę w tworzeniu spójnych strategii, łączących zarówno fizyczne, jak i cyfrowe środowiska pracy.

„Przejście na model pracy hybrydowej otworzyło nas na optymalizację przestrzeni biurowej, ale także dostosowanie jej do nowych realiów. Przestrzeń biurowa tworzy miejsce współpracy, gdzie ludzie chcą przychodzić, czują się bezpiecznie i mogą efektywnie pracować” 

- Bernadeta Wyrobek, PRFM

Shift w kierunku funkcji Workpalce Managementu 

‍

Ewolucja kompetencji Facility Managera (FM) w ostatnich latach odzwierciedla dynamiczne zmiany w sposobie zarządzania przestrzeniami pracy oraz potrzebę dostosowania się do nowych realiów, szczególnie w kontekście pracy hybrydowej, która zyskała na znaczeniu po pandemii COVID-19. Przed rokiem 2019, rola Facility Managera koncentrowała się głównie na zarządzaniu budynkami i infrastrukturą, co obejmowało nadzór nad konserwacją i naprawami, monitorowanie systemów HVAC, elektrycznych i hydraulicznych oraz zapewnienie zgodności z przepisami budowlanymi i bezpieczeństwa. Odpowiedzialność za optymalizację wykorzystania przestrzeni biurowych i zarządzanie dostawcami również była integralną częścią tych kompetencji. Zasadniczo, FM-owie działali jako zarządcy nieruchomości, których głównym celem była efektywność operacyjna oraz minimalizacja kosztów eksploatacyjnych.

Jednak od 2020 roku (a zwłaszcza w kontekście pandemii) nastąpiła znacząca zmiana w oczekiwaniach względem roli Facility Managera. W miarę jak organizacje musiały dostosować się do nowych realiów, w tym zwiększonego nacisku na bezpieczeństwo zdrowotne oraz konieczność adaptacji przestrzeni pracy do wymogów pracy hybrydowej, zakres odpowiedzialności FM-ów uległ rozszerzeniu. Pojawiły się nowe zadania, takie jak: implementacja protokołów sanitarnych, zarządzanie przepływem osób w przestrzeniach wspólnych oraz wprowadzenie technologii wspierających pracę zdalną i hybrydową. W kontekście kryzysu zdrowotnego, FM-owie stali się kluczowymi graczami w zapewnianiu bezpieczeństwa i dobrostanu pracowników, co obejmowało zarówno fizyczne aspekty zdrowotne, jak i wsparcie psychiczne.

Konsolidacja kompetencji i standaryzacja roli Workplace Managera

‍

Wraz z ewolucją roli Facility Managera pojawił się również problem związany z rozdrobnieniem kompetencji niezbędnych do zarządzania nowoczesnymi przestrzeniami pracy. Workplace Manager, którego rolę możemy definiować jako osobę zarządzającą przestrzeniami pracy w erze pracy hybrydowej, musiałby łączyć umiejętności tradycyjnego Facility Managera z kompetencjami z obszarów, takich jak: zarządzanie biurem, administracja, obsługa klienta czy zgodność z przepisami. Obecnie wspomniane kompetencje są rozproszone pomiędzy różnymi zawodami, co stwarza wyzwanie w kontekście efektywnego zarządzania przestrzenią pracy.

Przykładowo, Office Managerowie są często odpowiedzialni za zarządzanie codziennymi operacjami biurowymi, koordynowanie działań administracyjnych i wsparcie pracowników, podczas gdy Receptionists i Administrative Assistants pełnią role związane z obsługą gości, koordynacją kalendarzy i wsparciem administracyjnym. Z kolei Facilities Coordinators i Operations Coordinators zajmują się bardziej operacyjnymi aspektami zarządzania przestrzenią, do których należą: organizacja remontów, zarządzanie dostawcami usług czy nadzór nad konserwacją infrastruktury. Również role takie jak Compliance Officer, Business Support Officer czy HR Administrator mogą mieć częściowo nakładające się obowiązki związane z zarządzaniem przestrzeniami pracy, zwłaszcza w kontekście zapewnienia zgodności z przepisami i regulacjami oraz wsparcia pracowników.

W wyniku tego rozdrobnienia Workplace Managerowie muszą posiadać szeroki wachlarz umiejętności, aby skutecznie zarządzać nowoczesnymi przestrzeniami pracy, które – coraz częściej – muszą spełniać zarówno wymagania pracy biurowej, jak i zdalnej. Kompetencje te obejmują nie tylko tradycyjne umiejętności FM-ów, takie jak zarządzanie infrastrukturą i optymalizacja kosztów, lecz także umiejętności miękkie związane z komunikacją, zarządzaniem ludźmi i wsparciem dobrostanu pracowników. Ponadto nowoczesny Workplace Manager musi być biegły w zarządzaniu technologiami wspierającymi pracę  hybrydową i zdalną, a także posiadać umiejętności adaptacyjne niezbędne do szybkiego reagowania na zmieniające się warunki i potrzeby organizacji.

Ewolucja kompetencji Workplace Managera w ostatnich latach odzwierciedla głęboką transformację roli zarządzania przestrzeniami pracy w odpowiedzi na nowe wyzwania i potrzeby rynku pracy. Aby skutecznie zarządzać nowoczesnymi przestrzeniami pracy w erze pracy hybrydowej, organizacje muszą dążyć do konsolidacji kompetencji rozproszonych obecnie pomiędzy różne zawody, tworząc bardziej kompleksowe i zintegrowane podejście do zarządzania przestrzeniami pracy, które będzie w stanie sprostać dynamicznie zmieniającym się potrzebom biznesowym i pracowniczym. Pomocne może stać się również ujednolicenie nazewnictwa, by jasno określić zakres obowiązków i odpowiedzialności Workplace Managera, co pozwoli na skuteczniejsze planowanie, rozwój kompetencji oraz lepsze dopasowanie pracowników do wymagań danej roli. Standaryzacja terminologii oraz oczekiwań dotyczących tej funkcji może przyczynić się do zwiększenia efektywności zarządzania przestrzeniami pracy, poprawy komunikacji wewnętrznej i lepszego wykorzystania zasobów organizacyjnych, co jest kluczowe w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy hybrydowej.

Często są to niskomanagerskie, jednak specjalistyczne stanowiska z osieroconą zależnością strategiczną
‍
– Krzysztof Kogut, magazyn Obiekty

Strategiczna rola w nowoczesnym zarządzaniu

‍

Workplace Manager musi stać się głównym architektem kultury organizacyjnej, zdolnym do kreowania przestrzeni pracy, która będzie dynamiczna, elastyczna i maksymalnie dostosowana do zmieniających się potrzeb zespołów. 

To rola, która wymaga nie tylko zarządzania fizycznością, biurkiem czy fitoutem, lecz także głębokiego zrozumienia technologii, narzędzi do zarządzania projektami online oraz platform komunikacyjnych. W nowoczesnym świecie, gdzie granica między pracą fizyczną a cyfrową zanika, Office Manager musi umieć zarządzać całościowym doświadczeniem pracownika – od ergonomii biurka, po UX wirtualnych narzędzi.

Przemyślenia po naszej konferencji jasno wskazują na to, że Office Manager nie może być tylko wykonawcą poleceń zarządu – musi stać się jego strategicznym partnerem. Regularna, proaktywna komunikacja z zarządem jest kluczowa do wdrażania innowacyjnych rozwiązań, które nie tylko poprawią efektywność, ale także wpłyną na długoterminową kulturę organizacyjną. Dzięki temu Office Manager ma szansę stać się kluczowym ogniwem w tworzeniu środowiska, które sprzyja zarówno produktywności, jak i zadowoleniu pracowników.

“Facility Manager nie jest już tylko osobą odpowiedzialną za techniczne i operacyjne aspekty biura, lecz staje się partnerem biznesowym i strategicznym. Każda zmiana w organizacji wymaga jego zaangażowania, ponieważ to on wyraża specjalistyczną opinię i wpływa na kształtowanie przestrzeni pracy”

– Bernadeta Wyrobek, PRFM

Nadchodząca rewolucja w zarządzaniu miejscem pracy

‍

Zarówno komunikacja, jak i utrzymywanie relacji w zespołach znajdują się obecnie na krawędzi przełomu. Tradycyjne biura, z ich niskim poziomem zajętości i przestarzałymi modelami zarządzania, muszą zostać zastąpione przez elastyczne, nowoczesne przestrzenie, które odpowiadają na wyzwania przyszłości. Poprzez organizację wydarzenia i redakcję niniejszego biuletynu, chcemy stworzyć Office Managerom możliwość stania się liderami tej rewolucji.